Vi letar efter problem som kan fixas för att skapa nåt som är "lite bättre". Men allt som oftast så glömmer vi helt bort det som faktiskt funkar BRA.
Under ett av årets julbord så gled samtalet in på en liknande situation. En relativt ny mellanchef tyckte att en medarbetare inte bidrog med något och vill avveckla tjänsten... Kunskapen om värdet av det han gjorde hade gått förlorad över tiden. Ingen (högre upp i organisationen) visste längre varför tjänsten var viktig. Men de som hade varit med en längre tid förstod vikten av att tjänsten var kvar och försökte avstyra det hela fem i tolv. Jag tror att de lyckades...
Samma sak kan lätt drabba oss inom systemförvaltning.
Frågor som de här kan komma upp efter en tid:
- Varför har vi det här systemet?
- Liknande funktionalitet finns ju i vårt affärssystem?
- Avdelning X har ju ett standardsystem, kan vi inte använda deras system istället?
- Vi måste minska förvaltningskostnaden med 90%
När de kommer är det ett säkert tecken på att man glömt bort nyttan av systemet. Det finns inte längre något skrivet eller kommunicerat om hur systemet stödjer verksamheten, varför det inte går att använda ett standardsystem eller affärsnyttan av aktivt systemunderhåll. Det är inte så konstigt att man i det läget ifrågasätter existensen av systemet, kanske till och med ett sundhetstecken att man gör det?
Hur undviker vi liknande situationer?
Genom att kontinuerligt beskriva och omvärdera nyttan av systemen vi förvaltar så kan vi enkelt undvika sådana diskussioner. Gör en årlig översyn av hur systemet stödjer verksamheten. Var inte rädd för att fråga personer i verksamheten:
Genom att kontinuerligt beskriva och omvärdera nyttan av systemen vi förvaltar så kan vi enkelt undvika sådana diskussioner. Gör en årlig översyn av hur systemet stödjer verksamheten. Var inte rädd för att fråga personer i verksamheten:
- Vad är det som är så bra med systemet?
- Vad skulle du göra om systemet inte fungerade under en vecka?
- Vilken funktion använder du mest?
- Vilken förändring av systemet under 2010 var till störst nytta för dig?
Du får snabbt en bra överblick över nyttan, och ett fantastiskt underlag för nya visioner om hur systemet kan utvecklas! Det är lätt att fokusera på det som "inte funkar", men om vi glömmer bort det som är bra så kan fort vår verklighet förändras i grunden! Glöm aldrig!
