Glöm aldrig bort det som är BRA!

Inom systemförvaltning såväl som andra områden så fokuserar vi gärna på det som funkar mindre bra.
Vi letar efter problem som kan fixas för att skapa nåt som är "lite bättre". Men allt som oftast så glömmer vi helt bort det som faktiskt funkar BRA.

Under ett av årets julbord så gled samtalet in på en liknande situation. En relativt ny mellanchef tyckte att en medarbetare inte bidrog med något och vill avveckla tjänsten... Kunskapen om värdet av det han gjorde hade gått förlorad över tiden. Ingen (högre upp i organisationen) visste längre varför tjänsten var viktig. Men de som hade varit med en längre tid förstod vikten av att tjänsten var kvar och försökte avstyra det hela fem i tolv. Jag tror att de lyckades...

Samma sak kan lätt drabba oss inom systemförvaltning.
Frågor som de här kan komma upp efter en tid:

• Varför har vi det här systemet? 
• Liknande funktionalitet finns ju i vårt affärssystem?
• Avdelning X har ju ett standardsystem, kan vi inte använda deras system istället?
• Vi måste minska förvaltningskostnaden med 90%

När de kommer är det ett säkert tecken på att man glömt bort nyttan av systemet. Det finns inte längre något skrivet eller kommunicerat om hur systemet stödjer verksamheten, varför det inte går att använda ett standardsystem eller affärsnyttan av aktivt systemunderhåll. Det är inte så konstigt att man i det läget ifrågasätter existensen av systemet, kanske till och med ett sundhetstecken att man gör det?

Hur undviker vi liknande situationer?
Genom att kontinuerligt beskriva och omvärdera nyttan av systemen vi förvaltar så kan vi enkelt undvika sådana diskussioner. Gör en årlig översyn av hur systemet stödjer verksamheten. Var inte rädd för att fråga personer i verksamheten:

• Vad är det som är så bra med systemet?
• Vad skulle du göra om systemet inte fungerade under en vecka?
• Vilken funktion använder du mest?
• Vilken förändring av systemet under 2010 var till störst nytta för dig?

Du får snabbt en bra överblick över nyttan, och ett fantastiskt underlag för nya visioner om hur systemet kan utvecklas! Det är lätt att fokusera på det som "inte funkar", men om vi glömmer bort det som är bra så kan fort vår verklighet förändras i grunden! Glöm aldrig!

Sänkta timpriser skapar aldrig effektivare förvaltning!

Det är svårt att skapa incitament i IT-branschen som fungerar i det långa loppet. Jag har sett det flera gånger förut: personliga bonusar för utvecklare som leder till att ingen vill ta ansvar när projekten kraschar (när projektet drar över budget får man ju inte längre någon bonus, bara lön). Flera gånger har jag suttit med i referensgrupper och försökt utforma det "perfekta bonussystemet" för utvecklare... slutsatsen? Ekonomiska incitamentsprogram är ingen lätt uppgift.

Det verkar Stockholms stad också ha insett. De hade en formulering i avtalet med Tieto som syftade till att Tieto skulle ta ansvar för att Stockholms stad sparade/tjänade på de IT-förbättringar som gjordes och i utbyte skulle få ta del av "besparingen". Tieto utnyttjade aldrig den möjligheten. Intressant idé, synd att vi aldrig fick se om/hur den skulle fungerat.

Nu vill istället Stockholms stad pressa Tieto med stadigt sjunkande timpriser för att få "effektivare systemförvaltning". Från att ha varit ganska kreativa så är de tillbaka på spåret att lägre timpriser måste  innebära lägre kostnader. Kostnaden per timme kommer garanterat att sjunka, men är det verkligen det bästa sättet att effektivisera sin systemförvaltning? Knappast.

Tittar vi lite hur forskningen ser på vilka situationsfaktorer som är viktigast för att lyckas med sin systemförvaltning så är det dessa två:

1. Kunskap om verksamhetens behov
2. Tillgång till kompetent personal

Så om man vill skapa incitament för effektiv förvaltning, så bör man rikta in sig på dessa två istället för timpriser. Det finns förstås flera olika sätt men man kan ju börja med dessa:

1. Se till att de som jobbar med systemförvaltningen kan din verksamhet, dina behov, dina affärer och din organisation.
2. Se till att de som förvaltar dina system kan dem, vet varför de finns och hur de används av din verksamhet.

Har du säkerställt att ovanstående är uppfyllt så kommer du spara timmar istället för 1,5% av timkostnaden. Är det nån som tror att man på ett 100h uppdrag inte skulle spara minst 2h om ovanstående var uppfyllt? 

Systemförvaltning för utvecklare 10p?

Systemförvaltning har alltid varit nånting vi gjort men aldrig riktigt velat göra. Från början fanns inte ens utbildningar inom systemförvaltning, endast inom systemutveckling. Numera finns det fler och fler utbildningar som inriktar sig på förvaltning, men alla jag sett hittils har handlat om att implementera olika styrningsmodeller eller arbetsprocesser för att verksamheten och utvecklarna ska bli bättre på att jobba ihop. Ingen har handlat om hantverket systemförvaltning som utvecklarna bedriver.

Borde det inte finns en kurs i hur en systemutvecklare ska förvalta ett system över tid på bästa sätt?

Självklart borde det göra det, jag ser framför mig en kursplan som innehåller minst följande:

• Stegvis ersättning av gammal teknik med ny, inkapsling och omskrivning (2p)
• Felsökning i odokumenterade system utan loggning (2p)
• När ska systemet skrotas? (1p)
• Refactorisera rätt (2p)
• Skapa tester i legacykod (2p)
• Agil förvaltning i praktiken (1p)

Det finns självklart mer saker som skulle kunna ingå. Kommer du på något så lägg in en kommentar.

Poängen är att systemförvaltning snarare är en vidareutveckling av systemutveckling, någonting svårare, något som kräver mer erfarenhet och kunskap. Med rätt folk på rätt plats är det en fantastisk investering, med fel personer och fel kunskap kan det vara smärtsamt dyrt och svårt att motivera. Kanske därför som systemförvaltning fått så dåligt rykte?

Exempel på utbildningar inom systemförvaltning:

• Affärsmässig förvaltningsstyrning
• Certifierad förvaltningsledare
• Systemförvaltning i praktiken
• Systemförvaltning 7,5 högskolepoäng
• Affärsplanera IT-system, systemförvaltningsplan
• Att lyckas med systemförvaltning