Höga kostnader för systemförvaltning?

Systemförvaltning har alltid varit lite baktalat och förknippat med höga kostnader. Många tycker att man inte får ut så mycket för pengarna och blir mer och mer sugen på att bygga nytt istället. Jag tycker att man aldrig ska tveka att avveckla system som inte bidrar med mer nytta till verksamheten än vad kostnaderna för att vidmakthålla dem motiverar. Men... vad är egentligen höga eller låga kostnader för systemförvaltning?

Kostnader ur flera perspektiv
Alla kostnader kan givetvis mätas i pengar, men säger det så mycket? Det är klart att om man lägger ner åtskilliga miljoner på sin systemförvaltning per år så kan det vid första anblicken tyckas mycket. Men för att förstå om det är högt eller lågt bör man sätta det i relation till något annat. Nedan kommer lite tips på hur du kan motivera dina förvaltningskostnader för någon som har känslan av att de är för höga.

• Jämför kostnaderna med nyttan för verksamheten, även om nyttan är notoriskt svårt att mäta. Tänk på att inte jämföra med "hela nyttan av systemet", det är ju förvaltningen vi pratar om! Nyttan av att systemet kontinuerligt anpassas till verksamheten är det vi jämför med.
• Jämföra med investerings- och förvaltningskostnaden för att bygga ett nytt system.
• Lyft fram fakta: 80% av kostnaden för ett system kommer under förvaltningen, att förvaltningskostnaderna över tid blir högre än investeringskostnaden är inget konstigt!
• Bryt ner kostnaden i sina beståndsdelar: drift, vidmakthållande och vidareutveckling. Vidmakthållande är de kostnader som krävs för att upprätthålla samma funktion i systemet över tid.
• Bryt ner kostnaden baserat på hur många som använder systemet! 5 miljoner i vidmakthållande kanske känns mycket, men 5000kr per användare och år känns rentav billigt för ett system som används av 1000personer. Vad kostar t.ex. en bärbar dator per användare och år?
• Om systemet skulle sluta förvaltas kan det vara svårt att förutse konsekvenserna på kort tid. Titta istället bakåt i tiden och fundera på vad som skulle hänt om förra årets förvaltningsaktiviteter inte hade genomförts.

Förvaltning är bra, men tveka inte att bygga nytt!

Att sätta förvaltningskostnaderna i perspektiv med annat är alltid nyttigt. Men om du inte lyckats motivera kostnaderna och förvaltningen redan har dragits ned till ett minimum under ett antal år, kanske kostnaden för att komma ikapp med förvaltningen är lika stor som att bygga ett nytt system? Att bygga nytt är alltid något som bör beaktas, alltid något som ska utmana den existerande förvaltningen!